Quản lý thời gian hiệu quả và nâng cao năng suất

 Vận động viên karate đai đen không trở thành đai đen bằng cách thực hành 4.000 di chuyển khác nhau mà họ trở thành đai đen bằng cách thực hành 12 di chuyển trong 4.000 lần. Điều này cũng đúng trong kỹ năng bán hàng, đặc biệt là quản lý thời gian.

Sáu bước chủ động để quản lý thời gian có thể thay đổi cuộc sống của bạn. Bạn chỉ mất năm phút để làm nhưng kết quả bạn nhận được có thể tăng gấp đôi mỗi ngày. Vấn đề không phải là những bước này sẽ có hiệu quả hay không, bởi vì chúng hoàn toàn hiệu quả. Vấn đề là bạn có hoàn toàn cam kết sẽ làm cho chúng liên tục hay không.

Bước Một: Chạm vào nó một lần

Bạn có thường nhặt lấy một cái gì đó trên bàn của bạn, đọc nó và nói: “Tôi phải làm cái này nhưng ngay lúc này tôi không thể giải quyết nó“ Nếu bạn làm điều đó vài lần một ngày với một vài điều khác nhau, vào cuối năm, bạn sẽ phải dành cả tháng để đọc lại những thông tin mà bạn đã không hoàn thành. Vì vậy, nếu bạn chạm vào nó, hãy sang bước tiếp theo.

Nếu bạn muốn xem bạn có thường lãng phí thời gian hay không, mỗi khi bạn chuẩn bị làm một cái gì đó, chấm một dấu chấm đỏ trên tờ giấy. Khi bạn đã có ba chấm đỏ rồi, bạn bắt đầu cảm thấy áp lực và nó khiến bạn phải làm điều đó.

Bước thứ hai: Lên danh sách, nhưng tập trung vào sáu điều quan trọng nhất

Khi chúng tôi tiến hành hội thảo quản lý thời gian này, chúng tôi hỏi có bao nhiêu người trong số khán giả làm một danh sách. Trên thực tế, tất cả mọi người đều làm. Mọi người thường lên danh sách từ 25 cho đến 40 thứ. Họ tự hào rằng danh sách ấy đủ dài để làm họ bận rộn.

Một cuộc điều tra nhanh đã nhanh chóng chỉ ra rằng danh sách dài là khiến bạn thật sự bận rộn nhưng không mang lại hiệu quả. Khi bạn có một danh sách dài, bạn phải tập trung năng lượng nhiều về việc cắt giảm danh sách hơn là làm việc với chúng. Mỗi ngày, chọn ra sáu việc mà bạn sẽ làm việc với năng suất cao nhất để đưa vào danh sách, và hoàn thành tất cả sáu điều đó trong ngày.

Bước thứ ba: Lên kế hoạch bạn sẽ dành bao lâu cho mỗi thứ

Bạn đã bắt đầu một ngày bằng cách lên danh sách sáu điều quan trọng nhất. Điều đó mất hai hoặc ba phút. Bây giờ hãy dành một phút khác để lập kế hoạch xem chúng sẽ làm bạn mất bao lâu hoặc bạn sẽ dành cho chúng bao nhiêu thời gian.

Khi chúng tôi tiến hành hội thảo này, những người có danh sách dài thường thấy rằng họ có thể có một ngày cực kỳ hiệu quả với chỉ sáu giờ làm việc cho sáu điều quan trọng của họ. Hầu hết những người sử dụng các bước này thấy họ thực hiện được công việc quan trọng hơn trong thời gian ít hơn vì họ tập trung vào các nhiệm vụ khả thi nhất.

Bước thứ tư: Lập kế hoạch thời gian

Bây giờ bạn đã biết phân bổ bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc, bạn cần phải có kế hoạch khi nào bạn sẽ làm điều đó. Ngoài ra, bạn phải xây dựng thời gian theo một chế độ phản ứng.

Ví dụ, nếu bạn đang bị gián đoạn thường xuyên bởi những cuộc hẹn “một phút?”, hãy lên kế hoạch một thời gian cố định khi nào bạn sẽ chấp nhận những loại cuộc họp đó. Trừ khi nó là một trường hợp khẩn cấp, hãy ngăn mọi người đến bàn và làm bạn mất một phút!

Hãy suy nghĩ về bất kỳ nhà điều hành hàng đầu nào bạn biết. Bạn có thể chỉ đơn giản là gọi họ lên, hay bạn phải sắp xếp thời gian gặp họ? Nhiều giám đốc điều hành lập kế hoạch hàng ngày của họ cho tới từng phút. Tất cả mọi thứ được thực hiện theo một lịch trình, kể cả thời gian cho những cuộc họp “một phút”. Lập kế hoạch thời gian là chìa khóa để quản lý thời gian.

Bước năm: Hãy đòi hỏi các kết quả

Rất ít người có năng suất cao. Người ta muốn có nhiều mục trong danh sách mà họ có thể gạch bỏ. Nhưng điều đó là không đủ. Những điều mà tạo ra kết quả tốt nhất nói chung là khó khăn nhất. Do đó, chúng bị loại ra khỏi danh sách hoặc được lên kế hoạch vào cuối ngày, làm cho chúng bị chuyển sang ngày hôm sau, và cứ thế kéo dài ra mãi.

Lên kế hoạch các nhiệm vụ quan trọng vào đầu ngày của bạn. Thực hiện những cuộc gọi điện khó khăn để cố gắng có được cuộc hẹn là những điều tạo ra kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, những nhân viên bán hàng trung bình thường tránh né làm điều này. Sau khi bạn lên danh sách, hãy tự hỏi liệu các việc đó có thể cho ra các kết quả tốt nhất không.

Bước Sáu: Ném những thứ này đi sẽ làm tôi tổn thương?

80% các thông tin đã thông qua không bao giờ được bạn nhắc lại. Với ý tưởng quản lý thời gian này, tôi bắt đầu vứt bỏ bốn trong số năm vật dụng của những việc tôi từng giữ lại. Đã 10 năm trôi qua và tôi không thể nghĩ ra điều đó có làm tổn thương tôi khi nào chưa.

Lưu giữ nó thật lâu

Hành vi con người chỉ có thể thực sự bị ảnh hưởng trong hai cách: Sự lặp lại và sự tham gia trực tiếp. Bạn có thể đồng ý rằng sáu bước thông minh trên sẽ tăng năng suất của bạn, nhưng cho đến khi bạn thực hành và tiếp tục sử dụng chúng, hành vi của bạn sẽ không thay đổi.

Thông thường ta phải mất 21 ngày để hình thành một thói quen mới. Kinh nghiệm của tôi là nó có khi phải mất nhiều năm. Nhưng bây giờ, nếu bạn có thể thực sự tập trung vào chương trình này chỉ 21 ngày, bạn sẽ mãi mãi ghi nhớ sức mạnh của nó, và bạn sẽ có nhiều khả năng hơn để sử dụng các bước quan trọng này.

Nguồn: Sưu tầm